Recursos y servicios

Para que alguien pueda agendar contigo, Asistian necesita saber dos cosas: qué se puede reservar y quién o con qué se atiende. A lo primero le llamamos servicio y a lo segundo recurso. Todo lo que ves en Configuración → Calendario gira alrededor de esos dos conceptos.

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La idea en una frase

Una cita es un servicio, atendido por un recurso, en un horario disponible.

Un servicio puede darlo uno o varios recursos, y un recurso puede dar uno o varios servicios. Por ejemplo, en una estética:

• Corte de cabello lo dan Ana y Luis.
• Tinte solo lo da Ana.
• Masaje relajante se da en la Cabina 1.

Cuando un cliente pide un corte, Asistian busca horarios libres de Ana y de Luis. Cuando pide un tinte, solo de Ana.

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Cómo se llaman en tu negocio

Recursos y servicios son lo mismo en todos los negocios, pero en algunos giros usamos nombres más naturales:

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Recursos

Un recurso es cualquier cosa que tenga una agenda propia y que pueda estar ocupada: una persona, un espacio o un equipo.

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Persona o espacio/equipo

Al crear un recurso eliges su tipo:

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Crear un recurso

1. Ve a Configuración → Calendario y abre la pestaña de recursos (se llama Recursos, Médicos, Estilistas, Mesas, Instructores o Asesores según tu giro).
2. Haz clic en Agregar (por ejemplo, “Agregar Recurso” o “Agregar Médico”).
3. En el primer paso, Recurso, llena sus datos.
4. En el segundo paso, Disponibilidad, define su horario.

Estos son los campos:

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Horario del recurso

Cada recurso tiene uno de dos horarios:

• Horario empresa (por defecto): usa el mismo horario que definiste en Configuración → Horario de Trabajo. Si cambias el horario del negocio, cambia el de todos los recursos que lo heredan.
• Horario personalizado: apaga Heredar Horario de Empresa y marca en la cuadrícula semanal los bloques en que trabaja (puedes hacer clic o arrastrar). Con Copiar de empresa partes del horario general y solo ajustas las diferencias.

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Vincular un usuario y su calendario

Cuando un recurso de tipo persona está vinculado a un usuario:

• Sus citas de Asistian aparecen en su calendario personal (Google Calendar u Outlook), si lo tiene conectado.
• Los eventos de su calendario personal bloquean su agenda en Asistian, para que nadie le agende encima de otro compromiso. Los eventos de todo el día, los marcados como “Libre” y los que rechazó no bloquean nada.
• Si el usuario está marcado como ausente o de vacaciones, no se le ofrecen horarios.

Cada persona conecta su propio calendario desde Mi perfil → Mi calendario; un administrador no puede conectarlo por ella. En la lista de recursos verás en cada persona si su calendario está Sincronizado, necesita Reconectar o está Sin calendario.

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Administrar la lista de recursos

• Estado: cambia un recurso entre Activo e Inactivo desde la lista. Un recurso inactivo deja de recibir citas nuevas, pero conserva su historial.
• Orden: arrastra los recursos para ordenarlos. Es el orden en que aparecen en el portal de reservas.
• Ver agenda: desde el menú de cada recurso abres su agenda en el Calendario.
• Eliminar: solo se puede eliminar un recurso que no tenga citas. Si ya tiene, márcalo como inactivo.

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Servicios

Un servicio es lo que tu cliente reserva. Define cuánto dura, cuánto cuesta, quién lo puede dar y cómo se agenda.

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Dos formas de agendar: cita o clase

Lo primero que eliges al crear un servicio es su tipo de agenda:

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Crear un servicio

1. Ve a Configuración → Calendario y abre la pestaña de servicios (Servicios, Consultas, Experiencias, Clases o Visitas según tu giro).
2. Haz clic en Agregar Servicio.
3. Elige Cita abierta o Clase con horario.
4. Llena los pasos Servicio y Precio y reservas.
5. Si es una clase, termina con Crear y definir horario para publicar sus clases semanales.

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Campos del servicio

Qué es Cómo se reserva Solo para clases también verás:

• Requiere créditos para reservar: en el portal solo se puede reservar con un paquete de clases (ver la pestaña Paquetes).
• Permitir pago en el establecimiento: encendido por defecto. Si lo apagas y no tienes una pasarela de pago conectada, nadie podrá pagar la clase.

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El horario semanal de una clase

Una clase solo se puede reservar en las fechas que publiques. Desde el botón Horario del servicio:

1. En Reglas semanales, haz clic en Agregar horario.
2. Elige día, hora, cupo, instructor (o “Sin asignar”), sucursal, sala o lugar y el periodo en que se repite (desde / hasta).
3. En Próximas clases puedes cambiar el cupo de una clase concreta o cancelarla.

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Administrar la lista de servicios

• Orden: arrastra para reordenar. Es el orden en que los ve tu cliente en el portal de reservas.
• Duplicar: crea una copia inactiva llamada ”… (copia)”. En citas conserva los recursos; en clases no copia el horario.
• Eliminar: solo se puede eliminar un servicio sin reservas próximas. Si ya tiene, márcalo como inactivo.

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Cómo se conectan recursos y servicios

La relación se puede editar desde cualquiera de los dos lados, y es la misma:

• En el recurso: ¿Qué servicios ofrece este recurso?
• En el servicio (citas): Disponible con.

Al agendar, Asistian solo ofrece horarios de los recursos que dan ese servicio, están activos, pertenecen a la sucursal elegida y admiten el tamaño del grupo.

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Cómo decide Asistian si un horario está libre

Un horario se ofrece solo si se cumple todo esto:

1. El negocio abre ese día. Los días festivos de la pestaña Días festivos cierran la agenda de todos.
2. El recurso trabaja a esa hora, con su horario personalizado o el de la empresa, y la cita completa cabe en su horario.
3. El recurso no está ausente (vacaciones o ausencia del usuario vinculado).
4. Se respeta la anticipación: la máxima y la mínima de la pestaña Ajustes y los días mínimos del servicio.
5. No hay un bloqueo en ese horario, ni un evento de su calendario personal que lo ocupe.
6. El recurso no tiene otra cita a esa hora. Si en Ajustes permites reservaciones concurrentes, acepta citas hasta el máximo que definas.

Las clases no pasan por este cálculo: se reservan en las clases que publicaste, mientras tengan cupo y no caigan en un día festivo.

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Cómo los usa tu asistente IA

Cuando un cliente agenda por WhatsApp u otro canal:

• El asistente conoce tus servicios y qué recursos dan cada uno (salvo que actives Ocultar selección de recurso en el portal).
• Si el cliente pide a alguien por su nombre (“con la doctora López”), el asistente lo busca entre los recursos activos que dan ese servicio.
• Si al cliente le da igual, el asistente asigna automáticamente al recurso libre con menos citas próximas, para repartir el trabajo. Si la reserva es para un grupo, elige el recurso con la capacidad más pequeña en la que quepa.
• En el portal de reservas, la opción equivalente es “Cualquier…” (por ejemplo, “Cualquier profesional”), que muestra la máxima disponibilidad.

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Las demás pestañas de Configuración → Calendario

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Checklist para empezar

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Preguntas frecuentes

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