- Citas (o reservas): lo que un cliente agenda con uno de tus recursos, por ejemplo una consulta o un corte. Sus confirmaciones y recordatorios se configuran en la pestaña Automatizaciones.
- Eventos: las reuniones que tú agendas a mano, por ejemplo una junta con tu equipo, una llamada con un contacto o una visita con un proveedor. Sus avisos se configuran en la pestaña Eventos, que es de lo que trata este artículo.
Qué hace “Avisar a participantes”
Con el interruptor Avisar a participantes encendido (viene encendido por defecto), cada vez que creas, cambias o cancelas un evento, Asistian avisa a las personas que invitaste:
Si apagas el interruptor, los eventos se siguen guardando en tu calendario, pero nadie recibe avisos automáticos.
Por qué canal llega cada aviso
Cada participante recibe el aviso por el canal que le corresponde:- Compañeros de tu equipo: una notificación dentro de Asistian (y notificación push si la tienen activada). Además, si tienen teléfono registrado y la plantilla está aprobada, les llega por WhatsApp; si no, por correo con el evento adjunto para agregarlo a su calendario. Quien hizo el cambio no recibe aviso de su propio cambio.
- Contactos: por WhatsApp, en su misma conversación. Si el contacto no tiene WhatsApp, o no se puede enviar (ver la sección siguiente), les llega por correo con el evento adjunto, siempre que tengan correo registrado.
- Invitados externos (personas que no son contactos todavía): si capturas su teléfono, Asistian los da de alta como contacto y les avisa por WhatsApp; si solo capturas su correo, les avisa por correo.
Plantillas de WhatsApp
WhatsApp solo permite escribirle libremente a un contacto durante las 24 horas siguientes a su último mensaje. Fuera de esa ventana, el aviso solo puede salir con una plantilla aprobada por Meta. Por eso la pestaña Eventos muestra el estado de tres plantillas:
No tienes que crearlas a mano: Asistian las crea y las manda a revisión de Meta en cada cuenta de WhatsApp conectada, ya sea al encender el interruptor o la primera vez que invitas a un contacto a un evento. Si conectas una cuenta de WhatsApp nueva, también se copian ahí.
Cada cuenta de WhatsApp aparece con su propio estado, porque Meta aprueba las plantillas por cuenta:
Si todavía no tienes un canal de WhatsApp conectado, las plantillas se crean como borrador y se mandan a aprobación en cuanto conectes uno.
Qué pasa si un aviso no puede salir
Si un aviso no se pudo enviar (por ejemplo, porque la plantilla sigue en revisión y el contacto no tiene correo), no se pierde: Asistian lo reintenta automáticamente cada hora mientras el evento siga vigente. Cuando la plantilla quede aprobada, el aviso sale en el siguiente intento.Qué eventos no generan avisos
Hay tres casos en los que Asistian no envía estos avisos a propósito:- Citas y reservas: aunque aparecen en el mismo calendario, sus avisos (confirmación, recordatorios, cancelación) los manejan las Automatizaciones de la misma sección.
- Eventos importados de Google Calendar u Outlook: el calendario de origen ya les avisó a sus invitados.
- Eventos cancelados: solo generan el aviso de cancelación, nunca uno de invitación o de cambio.
Preguntas frecuentes
¿Puedo volver a mandar la invitación a alguien?
¿Puedo volver a mandar la invitación a alguien?
Sí. Desde el detalle del evento, en la lista de participantes, usa Reenviar invitación. Aplica a contactos e invitados externos.
¿Cómo sé si un participante confirmó?
¿Cómo sé si un participante confirmó?
En el detalle del evento, cada participante muestra si confirmó, rechazó o sigue pendiente, y cuándo se le avisó por última vez.
¿Dónde veo el texto de las plantillas?
¿Dónde veo el texto de las plantillas?
Las tres plantillas se crean con un texto estándar que incluye el nombre del participante, el evento, la fecha y el lugar o enlace. Las encuentras junto con el resto de tus plantillas en Configuración → Plantillas.
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