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Las automatizaciones (también llamadas triggers o reglas) hacen algo por ti cuando pasa algo en Asistian: dar la bienvenida a un contacto nuevo, avisar a tu equipo, crear una tarea, mandar una plantilla o enviar los datos a otro sistema, sin que nadie lo haga a mano. Se crean en Configuración → Automatizaciones → Crear Automatización, en un editor visual donde cada paso es un nodo:

1. Evento

Qué tiene que pasar para que la automatización arranque (el disparador).

2. Condiciones

Filtros opcionales que afinan cuándo debe seguir.

3. Retraso

Una espera opcional antes de las acciones.

4. Acciones

Lo que hace Asistian cuando todo se cumple.

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Eventos

El evento se elige en el primer nodo, en Tipo de Evento. Están agrupados así: Las cuentas con especialidad Legal o Fitness ven además sus propios eventos.

Lista completa de eventos

Los 73 eventos: cuándo se dispara cada uno, qué datos trae y cuál elegir.

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Condiciones

Las condiciones filtran cuándo debe seguir la automatización. Puedes combinar varias con Y (se cumplen todas) u O (se cumple cualquiera), con operadores como igual a, contiene, mayor que, está en la lista o está vacío. Los campos disponibles dependen del evento que elegiste. Ejemplo: solo cuando la etapa nueva sea Calificado y la conversación sea de WhatsApp.

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Retraso

Un nodo de Retraso hace que las acciones esperen un tiempo después del evento, o que se ejecuten antes o después de una fecha del evento (por ejemplo, 24 horas antes de que empiece una reserva). Los eventos que Asistian revisa por su cuenta cada cierto tiempo —cumpleaños, contacto sin actividad, tarea vencida, seguimiento vencido…— no necesitan un nodo de Retraso para programarse.

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Acciones

Las cuentas con especialidad Legal tienen además acciones para crear clientes, casos y proyectos legales, y documentos de Google Docs.

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Variables

En los mensajes, notas, tareas y webhooks puedes insertar variables que se reemplazan con los datos del evento. Por ejemplo: «Hola {{client.name}}, gracias por tu compra». Qué variables hay depende del evento: revisa la columna Datos que trae en la lista de eventos.

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Revisar que funcione

  • La automatización tiene que estar activa (el interruptor de su tarjeta en Configuración → Automatizaciones).
  • Su Historial muestra cada ejecución: si salió bien y, si falló, el motivo.
  • Cuando una ejecución falla, te avisamos en la campanita (como máximo un aviso por automatización cada 24 horas). En Configuración → Automatizaciones → Avisos de fallo puedes activar también un correo.

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Ejemplos comunes

Evento: Conversación creada → Condición: el tipo de canal es WhatsApp → Acción: Enviar plantilla de WhatsApp de bienvenida con {{client.name}}. La condición evita mandarla a contactos que llegaron por otro canal y quizá no tienen WhatsApp.
Evento: Contacto cambia de etapa → Condición: etapa nueva = Nuevo → Retraso: 24 horas → Acción: Crear tarea «Dar seguimiento».
Evento: Etapa de la orden cambiada → Condición: etapa nueva = Pagado → Acciones: Enviar plantilla de WhatsApp con la confirmación y Crear tarea de empaque.
Evento: Reserva creada → Retraso: 24 horas antes del inicio de la reserva → Acción: Enviar plantilla de WhatsApp con el recordatorio.
Evento: Contacto ganado → Acción: Enviar Webhook a la URL de tu CRM. Ver Enviar datos a otro sistema.

Conectar con otras herramientas

Webhooks entrantes y salientes para integrar Asistian con tus sistemas.