Las cinco reglas del embudo

Estas cinco reglas gobiernan cómo funciona el embudo en Asistian. No son preferencias de diseño: son las que hacen que las cifras del dashboard se puedan creer. Si alguna función del producto las contradice, la función está mal.

​

1. El sistema nunca decide un desenlace por ti

Ganado, Perdido y Descalificado los deciden tus agentes, tu IA o tus automatizaciones — nunca el sistema por su cuenta. Asistian no cierra un contacto porque lleve mucho tiempo quieto, ni lo da por perdido porque dejó de responder. Si nadie lo resolvió, sigue abierto, y así aparece en tus números. Esto tiene una consecuencia incómoda pero deliberada: una lista de abiertos que crece es información, no un error. Significa que hay conversaciones que nadie ha resuelto. Cerrarlas automáticamente maquillaría el dato y te dejaría sin saberlo. Si quieres que algo se cierre solo, díselo explícitamente con una automatización. Ahí la decisión sigue siendo tuya: tú escribiste la regla.

​

2. Abierto significa que nadie lo ha resuelto

No significa “en proceso”, ni “probablemente se caiga”, ni “lo vemos luego”. Significa exactamente una cosa: nadie ha dicho todavía cómo terminó. Un contacto abierto puede llevar dos horas o siete meses. En ambos casos está esperando una decisión humana, de la IA o de una automatización. Por eso el dashboard separa Sin calificar aún de En proceso: los dos están abiertos, pero el primero ni siquiera ha pasado el filtro de si era una oportunidad real. Mezclarlos haría que una cohorte reciente pareciera desplomada cuando en realidad solo es joven. Y del otro lado, “no me contestó” no es un desenlace: es una razón de descalificación. Un contacto que dejó de responder no se perdió — perder es que te hayan dicho que no — sino que se descalificó por falta de respuesta. La diferencia no es semántica: decide qué entra en tu tasa de cierre, que se calcula solo sobre lo que sí fue una decisión comercial, ganados entre ganados más perdidos. Los descalificados quedan fuera del cálculo a propósito: nunca fueron pipeline calificado ni hubo un sí o un no que medir, y meterlos pulverizaría la métrica sin describir nada.

​

3. Borrar es borrar

Cuando borras un contacto o un buzón, se va de tus listas, de tus buzones y de tus reportes, y sus posiciones en los embudos se eliminan sin vuelta atrás. Queda un registro apagado que tú no ves. No es una papelera ni una copia de seguridad a la que puedas volver: existe para poder auditar qué pasó y para que una fusión anterior siga siendo rastreable hasta el contacto que sobrevivió. Lo que Asistian nunca hace es contarlo. Un contacto borrado no aparece en ningún reporte, ni en el numerador ni en el denominador — que es exactamente la regla 5. Antes de borrar, Asistian te dice qué se lleva. Al eliminar un buzón con contenido te muestra cuántas conversaciones, tickets y órdenes se van con él, y te pide tu contraseña para confirmar. No es un clic descuidado. Y hay borrados que no acepta. No puedes eliminar un buzón de sistema, ni el último buzón de conversación que le queda a la empresa, ni un contacto interno vinculado a un usuario — ese se elimina desde Configuración → Usuarios, borrando al usuario. Un contacto que conserve referencias de un caso legal tampoco se puede borrar. En todos esos casos Asistian te explica por qué en vez de borrar a medias.

​

4. Fusionar conserva al contacto destino

Al fusionar dos contactos, el que elegiste como destino es el que sobrevive: conserva su identidad, su historia y su posición en los embudos. El otro aporta lo que le falte al destino y desaparece. La regla importa porque la fusión no es simétrica. Saber de antemano cuál de los dos manda evita la sorpresa de recuperar un contacto con el nombre, el dueño o la etapa equivocados. La fusión se lleva todo lo que colgaba del contacto absorbido — sus conversaciones, tickets, órdenes, reservaciones y saldos —, no solo lo que se alcanza a ver en la ficha. Y deja rastro: el contacto absorbido queda apuntando al que sobrevivió, así que una fusión vieja siempre se puede reconstruir.

​

5. Las analíticas reflejan tu base viva

Los números salen de los contactos que tienes ahora, no de un histórico congelado. Borrar un contacto lo saca del numerador y del denominador. Esto significa que tus tasas pueden moverse hacia atrás en el tiempo: si borras cincuenta contactos que nunca calificaron, la tasa de calificación del mes pasado sube. No es un fallo — es la consecuencia directa de la regla 3. La alternativa sería conservar fantasmas para que los reportes viejos nunca cambien, y entonces el dashboard dejaría de describir tu negocio para describir un archivo.

​

Cómo se relacionan

Las reglas 1 y 2 son la misma idea vista desde dos lados: solo una decisión explícita cierra un contacto, así que todo lo que no se decidió sigue contando como abierto. Las reglas 3 y 5 también van juntas: lo borrado deja de contar, y por eso las analíticas cambian cuando borras. La regla 4 es la que evita que “fusionar” se convierta en una forma accidental de borrar.