Skip to main content

​
¿Qué son las herramientas?

Las herramientas son acciones concretas que el asistente IA puede ejecutar dentro de Asistian mientras conversa con el cliente. Van más allá de responder texto: el asistente puede mover un prospecto en el pipeline, agendar una cita, guardar información de contacto o crear un ticket de soporte, todo de forma automática. Para que el asistente use una herramienta, simplemente debes habilitarla en su configuración. El asistente decidirá cuándo y cómo usarla según el contexto de la conversación.

​
Herramientas disponibles

​
CRM y Pipeline

Mueve la conversación a una etapa diferente del pipeline de prospectos. Ideal para reflejar el avance del lead automáticamente después de una calificación exitosa.Cuándo usarla: “Cuando el cliente confirme interés, muévelo a la etapa ‘Propuesta enviada’.”Si la etapa nueva tiene otro asistente, más abajo se explica quién responde: Cuando un asistente pasa la conversación a otro.
Marca al prospecto como calificado o no calificado según los criterios que definas en las instrucciones.Cuándo usarla: “Si el cliente tiene presupuesto y necesidad inmediata, califícalo como prospecto calificado.”
Guarda la información que el cliente proporciona durante la conversación — nombre, correo, teléfono, empresa, etc. — directamente en su perfil de contacto.Cuándo usarla: “Cuando el cliente dé su correo electrónico, guárdalo en su perfil.”
Agrega una nota visible solo para el equipo en la conversación, con el contexto relevante de lo que el cliente expresó.El asistente nunca menciona (@) a nadie en sus notas: si intenta hacerlo, la etiqueta queda como texto plano. Si la conversación tiene un agente asignado, ese agente recibe un aviso normal (campana y notificación push) de que el asistente dejó una nota; si no hay agente asignado, la nota solo queda registrada. Así una nota de la IA nunca cambia quién ve ni quién atiende la conversación.Cuándo usarla: “Si el cliente menciona que ya tuvo una mala experiencia previa, deja una nota para el equipo.”
Pasa la conversación a una persona: el asistente se despide, se silencia y mueve la conversación a la etapa de escalado del buzón, dejando una nota interna con el motivo. Quién la atiende lo decide la asignación automática del buzón o una automatización, nunca el asistente.
El asistente no puede asignar conversaciones a agentes concretos. Esa capacidad (antes “Asignar agente”) se retiró porque se saltaba las reglas de reparto del buzón y las automatizaciones.
Cuándo usarla: “Si el cliente pide hablar con una persona o no puedes resolver su duda, escala la conversación.”

​
Reservaciones

El asistente puede consultar los horarios disponibles de tus recursos (personal, salas, etc.) y crear una reservación directamente en el sistema.Cuándo usarla: “Cuando el cliente quiera agendar, muestra los horarios disponibles y confirma la cita.”
Requiere tener configurado al menos un servicio y un recurso con disponibilidad en el módulo de Reservaciones.
Cambia el estado de una reservación existente (confirmada, cancelada, completada, no show).Cuándo usarla: “Si el cliente dice que quiere cancelar su cita, actualiza el estado a cancelada y ofrece reagendar.”

​
Soporte y Tickets

Genera un ítem en un tablero (por ejemplo, un ticket de soporte) con la información del problema reportado por el cliente. Queda asignado al equipo correspondiente para su seguimiento.Cuándo usarla: “Si el cliente reporta un problema técnico, crea un ticket con los detalles.”
Actualiza el estado de un ticket existente (abierto, en proceso, resuelto, cerrado).Cuándo usarla: “Si el cliente confirma que su problema fue resuelto, cierra el ticket.”

​
Comunicación

Envía una plantilla de mensaje aprobada por Meta. Útil para reabrir conversaciones inactivas o enviar confirmaciones formales.Cuándo usarla: “Si el cliente pide una confirmación escrita de su cita, envíale la plantilla de confirmación.”

​
Cuando un asistente pasa la conversación a otro

Cada etapa del buzón puede tener su propio asistente. Cuando un asistente mueve la conversación a una etapa con otro asistente, Asistian cuida que el contacto escuche una sola voz por cada vez que escribe:
  • Si el asistente que movió la conversación solo cambió de etapa en ese turno, sin enviarle nada al contacto (ni texto, ni plantilla, ni archivo) y sin otra acción, el asistente de la etapa nueva responde enseguida, en ese mismo turno. Ve todo lo que el contacto escribió, aunque haya mandado varios mensajes seguidos.
  • Si ya le envió algo, o además hizo otra acción (por ejemplo, agendar una cita), el asistente de la etapa nueva espera al siguiente mensaje del contacto.
Esto se decide con lo que haces en las instrucciones de cada asistente. Asistian no agrega instrucciones propias sobre esto.

Orquestador que solo enruta

Su trabajo es decidir a qué etapa va la conversación. En sus instrucciones, pídele que mueva de etapa sin escribirle al contacto: así quien da la bienvenida y atiende es el asistente de la etapa nueva, en el mismo turno.

Asistente que se despide

Cierra su parte con un mensaje (“Te comunico con el área de admisiones”) y mueve de etapa. El asistente nuevo no responde en ese turno: espera a que el contacto vuelva a escribir.
Elige un solo estilo por asistente. Si el orquestador saluda y además mueve de etapa, su saludo es la respuesta de ese turno y el asistente nuevo entra hasta el siguiente mensaje del contacto.
Cada traspaso ocurre una sola vez por turno: si el asistente nuevo vuelve a mover la conversación sin escribir, el siguiente asistente responde cuando el contacto escriba de nuevo.

​
Cómo habilitar herramientas

  1. Ve a Asistentes IA y abre el asistente que quieres configurar
  2. Ve a la pestaña Herramientas
  3. Activa las herramientas que necesitas con el interruptor correspondiente
  4. Asegúrate de mencionar en las instrucciones del asistente cuándo y cómo debe usar cada herramienta
No habilites todas las herramientas por defecto. Activa solo las que sean relevantes para el caso de uso del asistente. Tener demasiadas herramientas puede confundir al modelo.

​
Buenas prácticas

  • Sé explícito en las instrucciones — indica claramente cuándo debe usar cada herramienta: “cuando el cliente confirme X, haz Y”
  • Prueba el asistente — usa la sesión de prueba para verificar que las herramientas se activen en los momentos correctos
  • Combina herramientas — por ejemplo, al calificar un prospecto también puedes guardar sus datos y moverlo de etapa en el mismo flujo