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Cuando das de alta a alguien en Asistian eliges su rol. El rol decide qué pantallas puede abrir y qué puede configurar. Pero el rol es solo la mitad de la respuesta: qué conversaciones ve una persona lo definen además sus equipos y, si las usas, sus sucursales. Esta página explica las dos mitades, porque es la confusión más común: un usuario con el rol correcto y sin equipo asignado entra a Asistian y encuentra la bandeja vacía.

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Los tres roles

Todos los roles, incluido Agente, editan su propio perfil: nombre, foto, contraseña, 2FA y su vínculo con Google Calendar.

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Administrador

Es el rol de quien monta y mantiene la operación. Ve todas las conversaciones de la empresa sin importar buzón, etapa o equipo, y es el único que puede:
  • Crear y eliminar usuarios, y cambiarles el rol.
  • Diseñar buzones y etapas, y activar la medición de conversión.
  • Conectar canales (WhatsApp, Instagram, Messenger, Web Chat) e integraciones.
  • Crear y configurar asistentes IA y automatizaciones.
  • Abrir Analytics, Marketing y el directorio completo de contactos.
  • Cambiar los datos de la empresa, el horario de atención, la seguridad y el plan.
Ten al menos dos administradores. Buena parte de la configuración —canales, facturación, asistentes— no la puede tocar nadie más, y una empresa con un solo administrador de vacaciones se queda sin quien reconecte un WhatsApp caído.

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Gerente

Es el rol de quien supervisa a un equipo, no la operación completa. Un gerente ve las conversaciones de los buzones donde trabajan sus equipos —aunque estén asignadas a otra persona— y administra a los miembros de esos equipos: puede editarlos, cambiarles el equipo y darles de baja del suyo. Lo que un gerente no puede hacer:
  • Crear usuarios nuevos ni eliminar usuarios. Eso es exclusivo del administrador.
  • Tocar usuarios que no estén en sus equipos.
  • Entrar a Buzones, Canales, Asistentes IA, Automatizaciones, Analytics, Marketing, Empresa, Seguridad ni Facturación.
Un gerente sin equipos es, en la práctica, un agente. El alcance de este rol se calcula sobre los equipos que gestiona o de los que es miembro; si no tiene ninguno, no hay nada que supervisar y solo ve lo suyo. Si acabas de nombrar a alguien gerente y no ve el equipo, casi siempre falta asignarle el equipo, no cambiarle el rol.

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Agente

Es el rol de quien atiende. Trabaja en la bandeja, en sus tareas, en el calendario y —si tu plan los incluye— en pedidos y reservaciones. No entra a Configuración más allá de su propio perfil. Un agente ve una conversación si se cumple cualquiera de estas tres:
  1. Está asignada a él.
  2. Está asignada a alguno de sus equipos.
  3. Está sin asignar y vive en una etapa a la que llega por sus equipos.
Esa tercera es la que hace que la bandeja funcione: las conversaciones nuevas que aún no tienen dueño quedan a la vista de todo el equipo que atiende ese buzón, y quien pueda la toma.

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Lo que el rol no decide: equipos y sucursales

El rol abre pantallas. El equipo abre conversaciones.

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Equipos

Un equipo se asigna a uno o más buzones. Al pertenecer a un equipo, un usuario alcanza las etapas de esos buzones — y con ellas, sus conversaciones. Por eso el campo Equipos es obligatorio al crear un usuario.
Un agente sin equipo solo ve las conversaciones que alguien le asigne a mano, una por una. No es un error de permisos ni una cuenta rota: es lo que significa no pertenecer a ningún equipo.
Un usuario puede estar en varios equipos: alcanza la unión de todos sus buzones. Y un gerente puede gestionar un equipo sin ser miembro: en ambos casos suma el alcance de ese equipo.

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Sucursales

Si tu empresa trabaja con sucursales, la membresía de sucursal acota lo que ya abrió el equipo. La regla es al revés de lo que parece: no marcar ninguna sucursal significa “ve todas”, no “no ve ninguna”. Es el estado por defecto de todo usuario, y es lo correcto para los negocios de una sola sede. Marca sucursales solo cuando quieras que alguien vea únicamente esas.
Orden para dar de alta a alguien sin sorpresas: rol (qué puede configurar) → equipos (qué conversaciones alcanza) → sucursales (si hay que acotarlo a una sede). Si al terminar la persona no ve lo que esperabas, revisa en ese mismo orden.

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Cambiar el rol de alguien

  1. Ve a Configuración → Usuarios.
  2. Haz clic en el usuario para abrir su ficha.
  3. Cambia el rol, los equipos o las sucursales.
  4. Guarda.
El cambio aplica de inmediato. Si la persona tiene la sesión abierta, verá el nuevo alcance al recargar. Para cambiar el rol de varias personas a la vez, selecciónalas con las casillas del listado y usa la acción de asignación masiva.
El rol Super Administrador que quizá veas mencionado es de la plataforma Asistian, no de tu empresa: lo usa nuestro equipo para dar soporte y no aparece entre los roles que puedes asignar.

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Preguntas frecuentes

¿Puede alguien tener dos roles? Sí, la ficha del usuario permite marcar más de uno, y manda el más amplio. En la práctica no hace falta: Administrador ya incluye todo lo de Gerente y Agente. Nombré a alguien gerente y sigue sin ver a su equipo. Le falta el equipo. El rol Gerente solo tiene efecto sobre los equipos que la persona gestiona o de los que es miembro. Quiero que un agente vea todas las conversaciones de un buzón, no solo las suyas. Agrégalo al equipo asignado a ese buzón: entonces verá también las conversaciones sin asignar de sus etapas y las de sus compañeros de equipo. ¿Un agente puede ver el directorio de contactos completo? No. Llega a los contactos desde sus conversaciones; el directorio general es de administrador. Di de baja a alguien, ¿qué pasa con sus conversaciones? Se conservan. Antes de eliminar al usuario, Asistian te muestra qué quedará sin dueño para que lo reasignes.
Si buscas cómo invitar a un colaborador, dónde ver tu plan o cómo activar la verificación en dos pasos, todo eso está en Configurar perfil, plan y equipo.