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Contestar rápido está bien; contestar rápido y dejar el prospecto ordenado es lo que cambia el mes. Esta guía cubre lo que tu asistente puede hacer después de responder: averiguar si vale la pena, guardar lo que averiguó, moverlo en tu embudo y — cuando aplica — cerrar el pedido.

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Las cuatro herramientas del embudo

Se activan en Asistentes IA → tu asistente → pestaña Herramientas.
Marca al prospecto como calificado o no según los criterios que tú definas. Es la que decide quién merece el tiempo de una persona.
Nombre, correo, teléfono, empresa y los campos que hayas agregado quedan en la ficha del contacto conforme el cliente los va diciendo, sin que nadie los transcriba.
Avanza la conversación a la etapa que corresponda de tu embudo — por ejemplo, a “Cotización enviada” cuando ya mandó precios.
Deja contexto visible solo para tu equipo: “ya compró el año pasado”, “preguntó por financiamiento”. Es lo que evita que el cliente repita todo cuando lo toma una persona.

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Define qué es un prospecto calificado para ti

Esta es la parte que no se puede automatizar por defecto, porque cambia en cada negocio. Escríbela en las instrucciones del asistente, en el paso Configuración. Un buen criterio nombra qué preguntar y qué hacer con cada respuesta:
Antes de pasar la conversación a un asesor, averígua tres cosas: presupuesto aproximado, zona de interés y en cuánto tiempo piensa decidir. Si el presupuesto está dentro de rango y decide en menos de tres meses, califícalo y muévelo a “Prospecto calificado”. Si no, guárdale sus datos, déjale la información y no lo escales.
Pregunta de a una. Un asistente que pide presupuesto, zona y tiempo en el mismo mensaje suena a formulario y la gente deja de contestar. Indícale que las haga naturalmente a lo largo de la conversación.

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Deja que el embudo haga su parte

No todo tiene que estar en las instrucciones del asistente. Tu embudo puede mover conversaciones por su cuenta según lo que pasa en ellas, y eso es más confiable que pedirle al modelo que se acuerde.

Reglas del embudo

Configura qué mueve automáticamente a un prospecto de etapa y qué lo marca como ganado o perdido.

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Cotizar y cerrar el pedido

Si vendes productos, tu asistente puede cotizar y armar el pedido dentro de la conversación. Dos cosas lo sostienen:
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Tu catálogo, al día

El asistente cotiza con lo que hay en Configuración → Ventas, pestaña Productos/Servicios. Nunca con lo que esté escrito en sus preguntas frecuentes. Un precio viejo ahí es un precio que va a prometer.
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Nombres que se distinguen

Si dos productos se confunden entre sí — “Orden de boneless” y “Hamburguesa boneless” — diferencia sus nombres y descripciones. El asistente los distingue leyendo el texto, exactamente como un cliente leyendo el menú.

Pedidos

Cómo se crean, se siguen y se cierran los pedidos que salen de una conversación.

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Reabrir una conversación fría

WhatsApp no deja escribirle a alguien cuando pasaron más de 24 horas desde su último mensaje, salvo con una plantilla aprobada por Meta. Si tu asistente tiene activada la herramienta de enviar plantilla, puede retomar al prospecto que se quedó a medias — con la plantilla que tú hayas aprobado, no con texto libre.

Plantillas de mensajes

Cómo crear y aprobar las plantillas que tu asistente puede enviar.

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Combina, no acumules

Las herramientas rinden más juntas que sueltas. Un flujo completo típico:
No actives las herramientas “por si acaso”. Un asistente con demasiadas opciones elige peor: activa las que correspondan a cómo vende tu negocio de verdad, y prueba cada una antes de agregar la siguiente.

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Antes de darlo por bueno

Pruébalo con un caso completo, no con una pregunta suelta: simula ser un cliente de principio a fin y revisa después en la Bandeja que el contacto tenga sus datos, que la conversación haya cambiado de etapa y que la nota interna diga algo útil. Si alguna de las tres falla, el problema está en las instrucciones, no en el modelo.