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El Ayudante de llamadas son formularios que llena tu equipo, no el contacto. Los abres desde la ficha del contacto —en la conversación o en Contactos— y los vas llenando paso a paso mientras hablas con la persona. Al guardar, las respuestas quedan en su ficha. Asistian no marca ni conecta la llamada: tú llamas como siempre (celular, WhatsApp o tu conmutador) y el formulario te acompaña mientras tanto.
El Ayudante de llamadas es un módulo opcional. Si no ves la opción Llenar manualmente desde el chat al crear un formulario, pide a soporte que lo active para tu empresa.

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Crear un formulario para llenar desde el chat

  1. Ve a Configuración → Formularios y haz clic en Nuevo formulario.
  2. En Opciones de envío, elige Llenar manualmente desde el chat.
  3. Describe con tus palabras qué necesitas —o díctalo con el micrófono— y haz clic en Generar con IA. Por ejemplo: «Para calificar a quien pide una remodelación de cocina en la primera llamada: qué quiere hacer, presupuesto, para cuándo y cómo nos conoció».
  4. La IA arma el formulario completo, con pasos, opciones y notas donde ayudan, usando lo que Asistian sabe de tu negocio. Lo ves a la derecha en la vista previa; si no te convence, ajusta lo que escribiste y haz clic en Regenerar.
  5. Haz clic en Crear formulario. Llegas al editor, donde puedes cambiar cualquier pregunta, renombrar los pasos o agregar otros.
  6. Cuando esté listo, haz clic en Publicar. Solo los formularios publicados aparecen en la ficha del contacto.
Si prefieres armarlo a mano, usa Empezar en blanco en el mismo diálogo.
Un formulario que ya existe también se puede cambiar a Llenar manualmente desde el chat en su editor, en Opciones de envío. Los enlaces que se le habían enviado a contactos y siguen sin contestar se cancelan.

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Pasos

Los pasos agrupan las preguntas en el orden de la conversación (por ejemplo, Bienvenida, Lo que necesita, Presupuesto, Siguiente paso). La descripción de cada paso es tu guía: qué decir o preguntar en ese momento. En el editor:
  • Agregar paso crea un paso nuevo al final. Haz clic en su título o en su descripción para cambiarlos.
  • Cada paso tiene su Agregar pregunta. Para mover una pregunta a otro paso, ábrela y cambia el Paso.
  • Desde el menú del paso puedes subirlo, bajarlo o eliminarlo. Eliminar un paso no borra sus preguntas: pasan al paso anterior.
La vista previa está siempre a la vista mientras editas, así que ves el formulario tal como lo verá tu equipo. Los pasos también sirven en los formularios que envías a tus contactos: quien responde ve un paso por pantalla, con Anterior y Siguiente, y no avanza hasta completar lo obligatorio del paso.

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Notas

Una nota es un texto de solo lectura que va entre las preguntas para orientar a quien llena el formulario: explicar de qué trata una sección, dar un guion para la llamada o decir qué pasa después de enviar. No pide respuesta.
  1. En el editor, en el paso donde la quieres, haz clic en Agregar nota.
  2. Escribe el texto. Puedes usar negritas, listas, títulos, enlaces e imágenes, igual que en la descripción de una tarea. El título es opcional.
  3. Haz clic en Agregar nota. Puedes moverla arrastrándola, como una pregunta.
Las notas aparecen en la ficha cuando tu equipo llena el formulario y también en los formularios que contestan tus contactos. Nunca se guardan como respuesta.

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Llenar un formulario durante una llamada

  1. Abre la conversación o la ficha del contacto.
  2. En la barra lateral de la ficha, haz clic en el ícono de Llenar formulario.
  3. Elige el formulario. Se abre ahí mismo, en el primer paso.
  4. Llena lo que te vaya diciendo la persona. Puedes moverte entre pasos con Anterior y Siguiente, o con los puntos de abajo, en el orden que lleve la conversación.
  5. En el último paso, haz clic en Guardar.
Lo que escribes se guarda solo en tu navegador mientras llenas: si cierras el panel o cambias de chat, al volver el formulario aparece como Borrador con tus respuestas, y lo reabres en el primer paso. El borrador dura 24 horas; Descartar lo vacía antes.

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Qué pasa al guardar

  • Las respuestas que en el formulario están configuradas para guardarse en el contacto (correo, cómo nos conoció, campos personalizados…) se escriben en su ficha.
  • Si el contacto tiene una conversación activa, queda allí una nota con quién llenó el formulario y sus respuestas.
  • En Llenar formulario ves la lista de formularios llenados para ese contacto, con quién y cuándo. Haz clic en uno para ver sus respuestas.
  • Las respuestas también aparecen en Configuración → Formularios → Respuestas del formulario.
Los formularios que llena tu equipo no se envían al contacto ni tienen enlace público. Lo que le pides al contacto por enlace sigue en la sección Formularios de su ficha.