Oportunidades

Un mismo contacto puede tener varias oportunidades a la vez. Por ejemplo, una clínica que te compra un equipo nuevo y, al mismo tiempo, renueva su servicio anual.

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¿Qué puedo hacer desde aquí en Asistian?

• Ver todas tus ventas en curso en un tablero, organizadas por etapa.
• Saber cuánto dinero tienes por cerrar y cuánto es probable que entre este mes.
• Dar seguimiento con tareas, notas y cotizaciones sin salir de la oportunidad.
• Dejar que tu asistente de IA abra y actualice oportunidades mientras conversa con tus clientes por WhatsApp.
• Entender por qué ganas y por qué pierdes ventas.

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Oportunidades y ventas: ¿cuál es la diferencia?

La oportunidad es la negociación; la venta es la cotización o el pedido concreto. La oportunidad responde “¿vamos a cerrar este negocio?”, y la venta responde “¿qué compró, cuánto pagó y ya se le entregó?”. Cómo trabajan juntas. Una oportunidad puede tener varias ventas vinculadas. Por ejemplo, tres cotizaciones con opciones distintas para el mismo cliente, o varios pedidos si cierra por partes. Solo la cotización que eliges con Usar este importe define el monto de la oportunidad. No siempre necesitas una oportunidad. Si un cliente te pide algo por WhatsApp y paga en el momento, basta con registrar la venta. Usa oportunidades cuando la venta toma tiempo: hay propuestas, varias personas deciden o el cierre tarda días o semanas. Dos detalles que conviene saber:

• Si el cliente rechaza una cotización, la oportunidad no se pierde sola. Sigue abierta para que le envíes otra propuesta.
• Ganar una oportunidad no significa que ya cobraste. El pago se ve en la venta, cuando pasa a Pagada.

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Cómo crear una oportunidad

Con un título y un contacto basta; todo lo demás lo puedes completar después. Hay cuatro formas de crearla: Al crearla, también puedes llenar:

• Monto y moneda de la venta.
• Cierre estimado: la fecha en que esperas cerrarla.
• Embudo y etapa. Si no eliges, entra a la primera etapa de tu embudo predeterminado.
• Empresa: se llena sola con la empresa del contacto.
• Etiquetas, calificación de 1 a 5 estrellas y siguiente paso.

Si el contacto o su empresa ya tienen una oportunidad abierta, Asistian te avisa para que no dupliques la misma venta. Cada oportunidad recibe un folio, por ejemplo #42, para encontrarla fácilmente.

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Etapas y embudo

Cada oportunidad avanza por las etapas de un embudo, desde que nace hasta que se gana o se pierde. Asistian te da un embudo listo para usar: Cómo mover una oportunidad:

• En el tablero, arrástrala de una columna a otra. Al soltarla en Ganada, ¡Asistian lo celebra contigo!
• Desde el detalle de la oportunidad, usa Cambiar de etapa.
• Si tu negocio tiene varios procesos de venta, usa Mover a otro embudo.

Hazlo a tu medida. En Configuración → Oportunidades puedes crear tus propios embudos, renombrar etapas, cambiar su orden y ajustar la probabilidad de cada una. También puedes:

• Pedir datos obligatorios antes de pasar a una etapa. Por ejemplo, exigir el monto antes de entrar a Propuesta.
• Definir después de cuántos días sin avanzar una oportunidad se marca como Estancada.
• Archivar una etapa o un embudo que ya no uses, sin perder la historia de las oportunidades que pasaron por ahí.

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Dale seguimiento a cada oportunidad

Al abrir una oportunidad encuentras todo lo de esa venta en un solo lugar, organizado en cuatro pestañas: Tareas. Crea una Nueva tarea o vincula una que ya exista. Asistian te muestra la Próxima actividad y la Última actividad de cada oportunidad, así sabes de un vistazo cuál necesita atención. Participantes. En una venta casi nunca decide una sola persona. Agrega a las demás personas involucradas y dales un rol: Decisor, Impulsor, Influyente, Bloqueador, Facturación u Otro. Cotizaciones. Vincula las cotizaciones del cliente o crea una Nueva cotización desde aquí. Si le mandaste varias opciones, elige Usar este importe en la que cuenta, y el monto de la oportunidad se toma de ella. Encuentra rápido lo urgente. Tanto el tablero como la tabla tienen Filtros rápidos:

• Mis oportunidades: las que tienes asignadas.
• Cierran este mes: abiertas con cierre estimado en este mes.
• Vencidas: abiertas cuyo cierre estimado ya pasó.
• Estancadas: llevan en su etapa más días de lo normal.
• Sin actividad: no tienen ninguna tarea pendiente con fecha.

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Cierra tus oportunidades: ganada o perdida

Toda oportunidad termina en uno de dos resultados, y ambos te enseñan algo. Ganada. Arrástrala a la etapa Ganada o márcala como ganada. Asistian guarda la fecha de cierre y la suma a tus resultados. Perdida. Elige Marcar como perdida e indica el Motivo de pérdida, por ejemplo “Precio” o “Eligió a la competencia”. Puedes agregar una nota con más detalle. El motivo es obligatorio porque es lo que te permite ver, con el tiempo, por qué se te escapan las ventas. ¿Se reactivó el cliente? Puedes reabrir una oportunidad cerrada y seguir desde donde se quedó. El cambio queda en su historial. Mide cómo te va. En Pronóstico y resultados encuentras:

• Oportunidades abiertas y su valor ponderado: cuánto es probable que entre, según la etapa de cada una.
• Cierre estimado por mes, para planear tus próximos meses.
• Tasa de cierre: de cada 10 oportunidades, cuántas ganas.
• Motivos de pérdida más frecuentes.
• Ganadas por agente, para ver quién está cerrando más.

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Consejos para vender más

1. Ponle fecha y monto a cada oportunidad. Sin ellos, tu pronóstico no puede decirte cuánto vas a vender ni cuándo.
2. Deja siempre un siguiente paso. Una oportunidad sin tarea pendiente es una venta que se enfría. Revisa el filtro Sin actividad cada mañana.
3. Registra el motivo real cuando pierdas. En pocos meses sabrás si pierdes por precio, por tiempos o por competencia, y podrás corregirlo.
4. Deja que tu asistente trabaje por ti. Activa las habilidades de oportunidades para que tu asistente de IA las cree y las mueva de etapa mientras atiende a tus clientes.
5. Activa automatizaciones listas para usar. En Configuración → Oportunidades → Automatizaciones, elige Empezar con una plantilla:

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Preguntas frecuentes