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Qué hace la importación

La importación trae tu base de contactos desde otro sistema a Asistian en cinco pasos: origen → mapeo → lista y opciones → revisión → resultados. Nada se escribe hasta que confirmas en la revisión. Una importación solo crea o actualiza contactos. No crea conversaciones, no los mete a un buzón y no les manda mensajes. Cada contacto importado queda en una lista, y desde ahí decides qué hacer con ellos: mandarles una difusión, filtrarlos o definir en qué buzón empiezan sus conversaciones. Puedes abrir la importación desde:
  • Contactos → Importar
  • Configuración → Contactos → Importar contactos
  • Un buzón de contactos → Importar contactos (propone ese buzón como buzón de entrada de la lista)
Importar requiere la capacidad Importar contactos, que por defecto tienen gerentes y administradores. Un administrador puede cambiarla en Configuración → Permisos.

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1. Origen

  • Archivo: CSV, Excel (.xlsx) o Excel antiguo (.xls), hasta 10 MB y 20,000 filas. Asistian detecta solo la codificación (UTF-8, Windows-1252, UTF-16) y el separador (coma, punto y coma, tabulador).
  • Google Sheets: conecta Google Drive desde el mismo asistente y elige la hoja con el selector de Google. Ver Google Drive.
  • Si el libro tiene varias hojas, eliges cuál importar.
  • Puedes descargar la plantilla CSV con las columnas sugeridas.
La primera fila debe tener el nombre de cada columna.

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2. Mapeo de columnas

Asistian sugiere a qué campo del contacto va cada columna:
  1. Si ya importaste un archivo con las mismas columnas, reutiliza el mapeo que confirmaste esa vez.
  2. Si no, la IA lo sugiere a partir de los encabezados y unos ejemplos enmascarados (no ve tus datos completos). Las sugerencias llevan la etiqueta Sugerido por la IA; las dudosas piden que las revises.
  3. Si la IA no está disponible, se usa un diccionario de nombres comunes (“Celular”, “E-mail”, “Razón social”…).
Puedes cambiar cualquier columna, marcarla como No importar o crear un campo personalizado con su nombre en un clic. Para columnas con valores fijos (ciclo de vida, campos de selección) eliges qué valor de Asistian corresponde a cada valor del archivo, por ejemplo “Cliente activo” → Cliente.
Se necesita al menos una columna de Teléfono o Email: es lo que identifica a cada contacto y evita duplicados.

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3. Lista y opciones

  • Lista (obligatoria): una lista nueva (con el nombre del archivo por defecto) o una existente.
  • Buzón de entrada: opcional. Cuando un contacto de la lista inicie una conversación, entrará en ese buzón y etapa. Ver Buzón de entrada de una lista.
  • Contactos que ya existen (se reconocen por teléfono y luego por email):
    • Omitir: no cambian; solo se agregan a la lista.
    • Completar vacíos: solo se llenan los campos vacíos.
    • Sobrescribir: los datos del archivo reemplazan los del contacto. El teléfono y el email nunca se sobrescriben.
  • País para teléfonos sin lada: se usa para normalizar números locales.
  • Ciclo de vida para todos y etiquetas para todos.
  • Consentimiento de marketing: solo si tienes el consentimiento de estas personas. Una importación nunca quita una aceptación existente.

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4. Revisión

Antes de escribir nada ves cuántos contactos serán nuevos, actualizados, omitidos y con errores, los problemas más comunes (teléfonos inválidos, fechas que no se entienden, filas repetidas en el archivo) y cómo se verán las primeras filas ya transformadas. Descarga el CSV de filas con problemas, corrígelo y vuelve a importarlo.

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5. Resultados

La importación corre en segundo plano: puedes cerrar la ventana y te llega una notificación al terminar. Al final puedes:
  • Ver los contactos importados (la lista ya filtrada).
  • Enviar una difusión a la lista, el camino natural para empezar a trabajarlos por WhatsApp.
  • Descargar las filas omitidas o con error.
Si la importación se detiene, Reanudar continúa donde se quedó sin duplicar contactos. El historial está en Configuración → Contactos → Importar contactos.

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Errores comunes

  • Teléfono sin lada: se completa con el país que elijas en País para teléfonos sin lada. Si el número no es válido para ese país, la fila se reporta.
  • Acentos raros (é, ñ): el archivo viene en otra codificación. Asistian la detecta sola en la mayoría de los casos; si no, guárdalo como CSV UTF-8 desde Excel.
  • Fechas: se aceptan AAAA-MM-DD, DD/MM/AAAA y las fechas de Excel. Una fecha que no se entiende se reporta y el resto de la fila se importa.

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Ciclo de vida

Si importas la etapa del ciclo de vida (prospecto, calificado, cliente…), Asistian la aplica sin bajar nunca la etapa de un contacto existente, y la registra en su historial con origen importación. Una importación no dispara automatizaciones de cambio de etapa.

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Buzón de entrada de una lista

Una lista estática puede tener un buzón de entrada: la etapa en la que nacen las conversaciones nuevas de sus contactos. Se configura al importar o en Configuración → Contactos → Listas. Cuando un contacto escribe por primera vez, Asistian decide la etapa en este orden:
  1. El anuncio por el que llegó, si el canal lo enruta.
  2. Su posición actual en un buzón, si ya tiene un proceso abierto.
  3. El buzón de entrada de su lista más reciente.
  4. La etapa por defecto del canal.
Solo aplica al crear la conversación; nunca mueve conversaciones existentes. La conversación lleva una nota interna que dice por qué entró ahí.

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Límites

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Preguntas frecuentes

No. Importar solo crea o actualiza contactos. La conversación nace cuando el contacto te escribe o cuando le mandas un mensaje (por ejemplo, una difusión a la lista).
Se importa la primera fila y las repetidas se omiten. Aparecen en el CSV de filas con problemas.
Solo ve los encabezados y unos pocos ejemplos enmascarados de cada columna (por ejemplo a***@gmail.com), una vez por archivo. No ve ni guarda tu base completa.