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# Sistema de reservaciones

Tu agenda, siempre abierta. Con las reservas de Asistian tus clientes apartan su cita por WhatsApp, Instagram o desde tu propio portal, a cualquier hora, sin que nadie de tu equipo tenga que estar pegado al teléfono. Tu asistente revisa tu disponibilidad real, ofrece horarios, confirma y hasta recuerda la cita un día antes.

## Qué puedes hacer con las reservas

* **Agendar desde la conversación.** El cliente escribe "¿tienes lugar el jueves?" y sale del chat con su cita apartada.
* **Recibir reservas desde tu portal.** Una página con el nombre y logo de tu negocio que puedes poner en tu bio de Instagram, tu ficha de Google o tu sitio web.
* **Evitar dobles citas.** Cada persona o espacio tiene su propio horario y Asistian solo ofrece lo que de verdad está libre.
* **Reducir ausencias.** Recordatorios automáticos por WhatsApp con botones para confirmar, cancelar o reagendar.
* **Ver todo en un solo lugar.** Tus citas aparecen en tu Calendario de Asistian y, si quieres, también en Google Calendar u Outlook.

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Clínicas y salones de belleza" icon="scissors">
    Agenda citas por servicio y profesional, controla horarios y evita dobles reservaciones.
  </Card>

  <Card title="Consultorios médicos" icon="stethoscope">
    Asigna citas por médico o especialidad con tiempos configurables entre pacientes.
  </Card>

  <Card title="Restaurantes" icon="utensils">
    Maneja reservas de mesa con control de aforo, número de comensales y horarios de turno.
  </Card>

  <Card title="Servicios en general" icon="calendar-days">
    Cualquier negocio que ofrezca servicios con cita previa: spas, coaches, asesorías, talleres.
  </Card>
</CardGroup>

## Las tres piezas de tu agenda

Antes de empezar, conviene conocer tres palabras que vas a ver seguido:

<table>
  <colgroup>
    <col width="137" />

    <col width="543" />
  </colgroup>

  <thead>
    <tr>
      <th />

      <th />
    </tr>
  </thead>

  <tbody>
    <tr>
      <td>**Recursos**</td>
      <td>Quién o qué atiende. Puede ser una persona ("Dra. López", "Estilista Ana") o un espacio ("Sala VIP", "Mesa terraza"). Cada recurso tiene su propio horario.</td>
    </tr>

    <tr>
      <td>**Servicios**</td>
      <td>Lo que tu cliente reserva. Por ejemplo "Consulta de primera vez", "Corte y peinado" o "Mesa para 4". Cada servicio tiene su duración, su precio y los recursos que pueden atenderlo.</td>
    </tr>

    <tr>
      <td>**Disponibilidad**</td>
      <td>Los días y horas en los que se puede reservar. Se arma con el horario de tu negocio, el horario de cada recurso y los días que marques como no disponibles.</td>
    </tr>
  </tbody>
</table>

<Card title="Tip: tu asistente no inventa horarios, lee tu agenda real. " type="tip" horizontal>
  Mientras más fiel sea tu configuración a cómo trabajas, mejores citas va a agendar.
</Card>

## Paso a paso: deja tu agenda lista

Todo se configura en **Configuración → Calendario**. Ahí vas a encontrar una pestaña para cada parte.

### 1. Da de alta a tu equipo o tus espacios (Recursos)

1. Entra a la pestaña **Recursos** y crea uno nuevo.
2. Ponle un nombre claro, un color para identificarlo en el calendario y, si quieres, una foto para tu portal.
3. Elige qué servicios puede atender.
4. Si es alguien de tu equipo, vincúlalo con su usuario de Asistian. Así sus citas aparecen en su calendario personal y sus compromisos personales bloquean su agenda automáticamente.

### 2. Agrega lo que ofreces (Servicios)

1. En la pestaña **Servicios**, crea uno nuevo.
2. Escribe el nombre tal como lo diría tu cliente, una descripción corta y una imagen.
3. Define la **duración real**. Es lo que decide cuántas citas caben en tu día.
4. Pon el precio: puede ser fijo o por persona (ideal para restaurantes y eventos).
5. Elige qué recursos pueden atenderlo.

<Tip>
  **Tip:** si dos servicios se llaman casi igual, diferéncialos bien en el nombre y la descripción. Así tu asistente nunca agenda uno por otro.
</Tip>

### 3. Define tus horarios (Disponibilidad y Días festivos)

* En **Disponibilidad** configura el horario general de tu negocio y, si alguien de tu equipo trabaja distinto, su horario propio. Si un recurso no tiene horario propio, usa el de tu negocio.
* En **Días festivos** marca los días en que no abres para que nadie pueda reservar.
* Para vacaciones, capacitaciones o una reunión interna, crea un **bloqueo** desde tu Calendario: ese horario deja de ofrecerse al instante.

### 4. Pon las reglas de tu agenda (Ajustes)

En la pestaña **Ajustes** decides cómo y cuándo se puede agendar:

* **Duración por defecto**, para los servicios que no tengan una propia.
* **Horarios de inicio cada…** (por ejemplo cada 15 minutos: 9:00, 9:15, 9:30…).
* **Anticipación máxima:** qué tan a futuro pueden reservar (por ejemplo, 30 días).
* **Anticipación mínima el mismo día:** para que nadie te reserve con cinco minutos de aviso.
* **Cancelar hasta:** con cuánto tiempo antes tus clientes pueden cancelar.
* **Política de reagendado:** con cuánta anticipación se puede mover una cita y cuántas veces como máximo.
* **Reservas simultáneas:** si un mismo recurso puede tener más de una reserva en el mismo horario (útil para clases o grupos).
* **Completar citas pasadas automáticamente:** cuando termina el horario de una cita pendiente o confirmada, se marca como completada sola.

### 5. Comparte tu portal de reservas (Portal)

1. En la pestaña **Portal** copia el enlace de tu página de reservas.
2. Agrega un mensaje de bienvenida y revisa que tu logo y datos se vean bien en **Identidad del negocio**.
3. Si quieres cobrar al reservar, conecta PayPal o Stripe y elige cuál usar.
4. Pega el enlace en tu bio de Instagram, tu ficha de Google, tu sitio web o tus mensajes.

### 6. Activa los recordatorios (Automatizaciones)

En la pestaña **Automatizaciones** enciendes con un clic los mensajes que trabajan por ti:

* **Recordar la cita días antes.** Envía un WhatsApp con botones para ✅ Confirmar, ❌ Cancelar o 📅 Reagendar. Si quieres, la cita se cancela sola cuando el cliente no confirma a tiempo, y ese espacio vuelve a quedar libre.
* **Recordar la cita el mismo día**, a la hora que elijas.
* **Mensaje después de la última cita**, para invitar a tu cliente a regresar pasados los días que tú decidas.
* **Mover al contacto a una etapa al agendar**, para que tu seguimiento de ventas se mantenga al día solo.

Al activar un recordatorio, Asistian prepara su mensaje y lo manda a aprobación de WhatsApp (Meta). En cuanto lo aprueban, empiezan los envíos.

### 7. Deja que tu asistente agende por ti

1. Ve a **Asistentes IA** y abre tu asistente.
2. En **Herramientas**, activa la de consultar disponibilidad y agendar cita.
3. Si también quieres que cancele y reagende, activa la de actualizar el estado de la reservación.
4. En sus instrucciones, pídele algo concreto, por ejemplo: *"Cuando el cliente quiera agendar, ofrécele dos o tres horarios con día y hora, y pídele su nombre completo antes de confirmar"*.

<Tip>
  **Tip:** ofrecer opciones concretas en lugar de preguntar "¿qué día te queda?" es la diferencia entre una conversación que cierra y una que se queda en "ahí te aviso". Antes de publicarlo, pruébalo desde el probador del asistente como lo haría un cliente.
</Tip>

## Cómo reservan tus clientes

<Columns cols={2}>
  <Column>
    <Card title="**Por chat.**" icon="message-dots">
      Tu cliente escribe, tu asistente le pregunta qué servicio quiere, revisa la agenda, le ofrece horarios y confirma. La cita queda ligada a su conversación y a su contacto.
    </Card>
  </Column>

  <Column>
    <Card title="**Desde tu portal.** " icon="arrow-pointer">
      Tu cliente elige el servicio, la persona que lo atiende, cuántas personas son y el horario. Al final ve su confirmación con un botón para agregar la cita a su calendario.
    </Card>
  </Column>
</Columns>

## Tu día a día con las citas

En tu **Calendario** ves todas las citas por día, semana o mes, y puedes filtrar por persona o espacio. Haz clic en cualquier cita para ver sus detalles o cambiar su estado:

* **Pendiente:** recién agendada, aún sin confirmar.
* **Confirmada:** el cliente ya dijo que sí.
* **Completada:** la cita ya se realizó.
* **Cancelada:** el cliente o tu equipo la canceló.
* **No asistió:** el cliente no llegó.

También puedes crear una cita a mano desde el Calendario cuando alguien reserva por teléfono o en persona.

## Preguntas frecuentes

<AccordionGroup>
  <Accordion title="**¿Mis clientes necesitan descargar algo o crear una cuenta para reservar?**">
    No. Reservan desde WhatsApp, Instagram o desde tu portal en el navegador, sin descargar nada.
  </Accordion>

  <Accordion title="**¿Puedo tener horarios distintos para cada persona de mi equipo?**">
    Sí. Cada recurso puede tener su propio horario. Si un doctor atiende lunes, miércoles y viernes de 9 a 2, se configura solo para él, aunque tu negocio abra toda la semana.
  </Accordion>

  <Accordion title="**¿Qué pasa si dos clientes quieren el mismo horario?**">
    El primero que confirma se queda con él. Asistian deja de ofrecer ese espacio en el chat y en el portal al momento, así que no hay dobles citas. Si trabajas con clases o grupos, puedes permitir varias reservas en el mismo horario desde **Ajustes**.
  </Accordion>

  <Accordion title="**¿Cómo evito que me reserven de último minuto?**">
    En **Ajustes** define la anticipación mínima el mismo día. Por ejemplo, con 2 horas nadie podrá reservar para dentro de 30 minutos.
  </Accordion>

  <Accordion title="**¿Puedo dejar tiempo libre entre una cita y otra?**">
    Sí. Configura un tiempo de margen entre citas para limpiar, preparar o descansar. Ese tiempo no se ofrece a otros clientes.
  </Accordion>

  <Accordion title="**¿Cómo bloqueo mis vacaciones o un día festivo?**">
    Para festivos usa la pestaña **Días festivos**. Para vacaciones o ausencias de una persona, crea un bloqueo desde tu Calendario. Esos horarios desaparecen del chat y del portal.
  </Accordion>

  <Accordion title="**¿Mis clientes pueden cancelar o cambiar su cita?**">
    Sí. Pueden hacerlo con los botones del recordatorio o escribiéndole a tu asistente. Tú decides hasta cuándo se puede cancelar, con cuánto tiempo se puede reagendar y cuántas veces se puede mover una misma cita.
  </Accordion>

  <Accordion title="**¿Qué pasa si el cliente no confirma su cita?**">
    Puedes activar la cancelación automática: si el cliente no confirma antes del tiempo que tú elijas, la cita se cancela y ese horario queda libre para alguien más. Para que funcione, el recordatorio debe llevar los botones de confirmar, cancelar y reagendar.
  </Accordion>

  <Accordion title="**Activé los recordatorios, ¿por qué todavía no se envían?**">
    Los mensajes de recordatorio necesitan la aprobación de WhatsApp (Meta), que normalmente es rápida. Si todavía no conectas tu WhatsApp, se guardan como borrador y se envían a aprobación en cuanto lo conectes. Ten en cuenta que los envíos se revisan cada hora y cada cita recibe cada mensaje una sola vez.
  </Accordion>

  <Accordion title="**Tengo más de un número de WhatsApp, ¿por cuál sale el recordatorio?**">
    Si el cliente ya tiene una conversación contigo, el recordatorio sale por ese mismo número. Si es la primera vez que le escribes, sale por el número que elijas en **Automatizaciones**.
  </Accordion>

  <Accordion title="**¿Puedo cobrar al momento de reservar?**">
    Sí. Conecta PayPal o Stripe y actívalo en la pestaña **Portal**. Tus clientes pagan al reservar desde tu portal.
  </Accordion>

  <Accordion title="**¿Se conecta con Google Calendar u Outlook?**">
    Sí. Las citas de Asistian aparecen en tu calendario, y los compromisos que tengas ahí bloquean tu disponibilidad en Asistian. Así no tienes que revisar dos agendas.
  </Accordion>

  <Accordion title="**Tengo varias sucursales, ¿cada una tiene su agenda?**">
    Sí. Puedes asignar servicios y personas a cada sucursal. Tu cliente elige dónde quiere su cita y, al confirmar, recibe la dirección para llegar.
  </Accordion>

  <Accordion title="**¿Funciona para clases con horario fijo o para restaurantes?**">
    Sí. Para clases puedes publicar horarios fijos con cupo y vender paquetes. Para restaurantes, tu cliente indica cuántas personas son y Asistian valida que haya lugar.
  </Accordion>

  <Accordion title="**Mi asistente responde pero no agenda, ¿qué reviso?**">
    * **Nunca ofrece horarios:** revisa que tenga activada la herramienta para agendar.
    * **Dice que nunca hay lugar:** revisa que tus recursos tengan horario y que la anticipación mínima no esté descartando todo.
    * **Ofrece horarios pero no cierra:** agrega en sus instrucciones que confirme la cita y pida el nombre del cliente.
    * **Agenda fuera de tu horario:** revisa el horario propio de ese recurso.
  </Accordion>

  <Accordion title="**¿Se me pierde algo si el cliente reserva desde el portal y no por chat?**">
    No. Las dos formas guardan la cita en la misma agenda, con los mismos recordatorios y el mismo seguimiento.
  </Accordion>
</AccordionGroup>